SEPA

Neues Lastschriftverfahren

Alle Lastschriftgläubiger in Deutschland – also auch die Sportorganisationen und Sportvereine – stehen in den nächsten Monaten vor einer besonderen Herausforderung: Soweit sie vom 1. Februar 2014 an Forderungen per Lastschrift einziehen wollen, kann die nur noch über das neue SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA = Single Euro Payments Area) erfolgen. SEPA heißt Single Euro Payments Area und ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem inländische und grenzüberschreitende Zahlungen in Euro nach gleichen Regeln behandelt werden. SEPA hat das Ziel, grenzenloses Bezahlen in ganz Europa durch die Nutzung einheitlicher Zahlungsverkehrsinstrumente und Standards möglich zu machen. So werden bargeldlose Zahlungen in 32 Staaten Europas so einfach, sicher und effizient wie die heutigen Inlandszahlungen. Von SEPA werden alle auf Euro laufenden Überweisungen inkl. Daueraufträge und Lastschriftverfahren tangiert sein. Die nationalen Überweisungen und Lastschriften werden durch die SEPA-Produkte ab 01.02.2014 abgelöst.

Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) hat sich gemeinsam mit anderen Organisationen und Verbänden dafür eingesetzt, dass für bestehende Einzugsermächtigungen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden müssen. Dies ist in Deutschland durch die im Juli 2012 erfolgte Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Kreditinstitute für bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen erfreulicherweise gelungen. Unabhängig davon bringt die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren aber weitere Aufgaben für Sportorganisation und Sportvereine mit sich.

Welche Auswirkungen hat SEPA auf die Vereine und was ist zu tun?

Von der Umstellung auf die neuen SEPA-Überweisungen und Lastschriften sind alle Arbeitsbereiche eines Vereins betroffen, die mit Zahlungsvorgängen und/oder der Verwaltung von Kontodaten zu tun haben, z.B. Buchhaltung, Personalverwaltung, Warenwirtschaft, Abo-Verwaltung, Immobilienverwaltung, IT, Mitgliederverwaltung und ggf. auch das „Kerngeschäft“ eines Vereins, die satzungsgemäße Vereinsarbeit.

Was wird sich konkret durch das neue Lastschriftverfahren ändern?

  • SEPA-Lastschriften werden nicht mehr las DTAUS-, sondern als XML-Dateien bei der Bank eingereicht.
  • Lastschrift- und Überweisungs-Dateien können ab 01.02.2014 nur noch per Online-Banking eingereicht werden, Disketten oder sonstige Datenträger können somit nicht mehr eingesetzt werden
  • Herkömmliche Konto-Nummern werden durch die IBAN (International Bank Account Number) abgelöst, die jedes Girokonto in einem der an diesem System teilnehmenden Länder eindeutig bezeichnet und definiert. Die herkömmliche Bankleitzahl wird durch die BIC (Bank Identifier Code) abgelöst. Dabei handelt es sich um eine von der SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) festgelegte international gültige Bankleitzahl. Aufgrund der Festlegung durch die SWIFT spricht man daher auch vom SWIFT-Code. Die IBAN und der BIC findet man bereits heute auf jedem Kontoauszug. Die bestehenden Bankverbindungen müssten daher in IBAN und BIC umgewandelt werden. Idealerweise besteht in den Vereinen eine Mitgliederverwaltungs-Software, welche eine automatische Konvertierung anbietet. Es besteht aber auch die Möglichkeit, kostenlos über das IBAN-Portal der Deutschen Kreditwirtschaft die Kontonummern und Bankleitzahlen umrechnen zu lassen. Informationen gibt es online unter www.iban-service-portal.de Es ist allerdings ratsam, sich vorher mit der Hausbank in Verbindung zu setzen. Denn diese bieten für ihre Kunden eigene Portale an.

Was müssen die Vereine tun?

In jedem Verein sollte es eine(n) SEPA-Beauftragte(n) im Vorstand und für die Umsetzung geben. Je größer der Verein, desto wichtiger ist es darüber hinaus, ein SEPA-Team mit Vertreter aus allen Bereichen zu benennen und den Beteiligten entsprechende Zeitkontingente zur Verfügung zu stellen. Außerdem sollten folgende Punkte beachtet werden:

  1. Möglichst frühzeitig Gläubiger-ID beantragen
    Das ist die „Eintrittskarte“, um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können. Die Gläubiger-ID kann per Mail bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden (www.glaeubiger-id.bundesbank.de). Des Weiteren sollte eine Inkasso-Vereinbarung mit der Hausbank abgeschlossen werden.

  2. Inkasso-Vereinbarung mit Kreditinstitut
    Mit der Zuteilung einer Gläubiger-ID ist keine Zulassung zum Einzug von Lastschriften im SEPA-Lastschriftverfahren verbunden. Diese Inkasso-Vereinbarung ist zwischen dem kontoführenden Kreditinstitut und der Sportorganisation/dem Sportverein abzuschließen.

  3. Konvertierung in IBAN und BIC
    Während im Einzugsermächtigungsverfahren als Kundenkennung Kontonummer und Bankleitzahl verwende werden, sind im SEPA-Lastschriftverfahren die internationale Bankkontonummer IBAN (International Bank Account Number) und der BIC (Bank Identifier Code) zu verwenden. Für die Einreicher von SEPA-Lastschriften ist es daher notwendig, ihren Bestand an nationalen Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC zu überführen. Wegen einer möglichst bürokratiearmen Konvertierung in IBAN und BIC sollten sich die Sportorganisationen/Sportvereine von ihren Hausbanken und Herstellern von Buchhaltungs- bzw. Vereinsverwaltungssoftware möglichst frühzeitig beraten lassen. Auf den BIC kann ab Februar 2014 bei inländische Überweisungen und Lastschriften und ab Februar 2016 bei grenzüberschreitenden Zahlungen verzichtet werden.

  4. Mit den Herstellern der Buchhaltungs- und Vereinsverwaltungssysteme sollte zeitnah geklärt werden, wann dies SEPA-fähige Versionen ihrer Produkte bereitstellen und welche Umstellungsarbeiten durch die Sportorganisation/den Sportverein ggf. erforderlich sind. Hier sollten sie auch klären, ob zusätzliche Kosten (z.B. für Lizenzen, Schulungen, etc.) anfallen.

  5. Geschäftsausstattung
    Auf Briefbögen, Geschäftspapieren, Faltblättern, Berichten, Internetseiten etc. ist eventuell die Bankverbindung (Kontonummer, Bankleitzahl) angegeben. Denken Sie daran, bei Neuauflagen die neuen Kontokennungen IBAN und BIC zu berücksichtigen.

  6. SEPA-Lastschriftmandat
    Die bisherigen Regelungen zur Erteilung einer Einzugsermächtigung werden durch das sogenannte SEPA-Lastschriftmandat abgelöst. Dieses ermächtigt den Zahlungsempfänger den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift angewiesen. Die Vorgaben zur Form der Mandatserteilung, einschließlich etwaiger Änderungen des Mandats, ergeben sich aus den Regelungen in der jeweiligen Inkassovereinbarung zwischen dem Zahlungsempfänger und seinem Zahlungsdienstleister. Das SEPA-Lastschriftmandat muss schriftlich erteilt werden. Eine elektronische Signatur ist noch nicht möglich. Die verbindlichen Mandatstexte können bei den jeweiligen Hausbanken der Sportorganisation/Sportvereine angefordert werden. Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss eine eindeutige Mandatsreferenz erhalten. Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z.B. Mitgliedsnummer, Kundennummer, Rechnungsnummer, …) und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dessen eindeutige Identifizierung. Ein Lastschrifteinzug ohne Mandat ist eine unautorisierte Kontobelastung, die vom Zahler innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden kann. Das SEPA-Lastschriftmandat gilt grundsätzlich unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Wird allerdings binnen 36 Monaten seit dem letzten Lastschrifteinzug keine Folgelastschrift vom Zahlungsempfänger eingereicht, verfällt das Mandat. Sofern nachfolgend erneute Lastschrifteinzüge durchgeführt werden sollen, muss der Zahlungsempfänger ein neues Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen einholen.

  7. SEPA-Mandatsverwaltung
    Alle SEPA-Lastschriftmandate müssen von den Sportorganisationen/Sportvereinen in einer SPEA-Mandatsverwaltung organisiert werden. Jeder aus einem SEPA-Lastschriftmandat resultierender Lastschrifteinzug und jede Rücklastschrift müssen elektronisch nachvollziehbar sein. Die Mandatsverwaltung erfordert hohe Sorgfalt und eine auf die Zahlungsströme der Sportorganisation/des Sportvereins angepasste Buchhaltungs-/Vereinsverwaltungssoftware.

  8. Vorabinformation (Pre-Notification) der Zahlungspflichtigen
    Der Zahlungspflichtige muss mindestens 14 Tage vor Fälligkeit (sofern mit dem Zahlungspflichtigen keine andere Frist vereinbart wurde) der ersten SEPA-Lastschriftabbuchung über Betrag und Fälligkeitstermin informiert werden. Bei wiederkehrenden Lastschriftbeträgen genügt eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteneinzug sowie die Angabe der nächsten Fälligkeitstermine. Auch periodische Angaben des Fälligkeitstermins. Auch periodische Angaben des Fälligkeitstermins sind möglich (z.B.: „Der Vereinsbeitrag in Höhe von 30,00 Euro wird jeweils am 1. Arbeitstag eines Kalendervierteljahres eingezogen.“). Die Vorabinformation muss die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz erhalten. Problematisch ist in diesen Fällen, wenn der Zahlungspflichtige (z.B. das Mitglied des Sportvereins) nicht mit dem Kontoinhaber übereinstimmt. In diesen Fällen muss grundsätzlich der Kontoinhaber über die bevorstehende Abbuchung informiert werden. Liegen vom Kontoinhaber keine Adressdaten vor, bleibt nur die Möglichkeit, den Vertragspartner anzuschreiben und um die Adressdaten des Kontoinhabers zu bitten. In das Anschreiben könnte ein Hinweis aufgenommen werden, dass der Zahlungspflichtige die Pflicht übernimmt, den Kontoinhaber über die anstehende Kontobelastung mit Betrag und Fälligkeitstermin zu informieren, falls er die Adressdaten nicht mitteilt.

  9. Fristen
    Nach den SEPA-Richtlinien müssen die Lastschriften fristgerecht bei den Kreditinstituten eingereicht werden, d.h. innerhalb einer bestimmten Anzahl von Arbeitstagen vor dem Fälligkeitstermin. Auch hier sind verschiedene Kriterien und Vorschriften zu berücksichtigen, z.B. ob es sich um die erste oder eine wiederkehrende Zahlung handelt. Hier einige wesentliche Fristen, die im SEPA-Lastschriftenverfahren einzuhalten sind:

    • Erstlastschriften/Einmallastschriften müssen spätestens 5 Tage vor Fälligkeit dem Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen vorliegen.
    • Folgelastschriften müssen spätestens 2 Tage vor Fälligkeit dem Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen vorliegen.
    • Die Widerrufsfrist für den Zahlungspflichtigen für autorisierte Lastschriften beträgt 8 Wochen ab dem Belastungstag.
    • Die Widerspruchsfrist für den Zahlungspflichtigen für nicht autorisierte Lastschriften beträgt 13 Monate ab dem Belastungstag.
  10. Überleitung bestehender Einzugsermächtigungen

    Durch eine Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Kreditinstitute wurde im Juli 2012 die Rechtsgrundlage dafür geschaffen, dass für bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen keine neuen SPEA-Mandate eingeholt werden müssen. Damit ist eine wesentliche Grundlage dafür geschaffen worden, eine rechtssichere und möglichst bürokratiearme Umstellung vom bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Lastschriftverfahren auf das SEPA-Lastschriftverfahren zu erreichen.

    Zu beachten ist, dass in diesen „Überleistungsfällen“ die Zahlungspflichtigen von den Sportorganisation/Sportvereinen vor dem ersten Einzug über das SEPA-Lastschriftmandat in Textform vor dem Systemwechsel unter Angabe der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz informiert werden müssen. Diese Information kann auch als Teil einer Vorabinformation über den ersten SEPA Lastschrifteinzug erfolgen. Gegebenenfalls müssen Sportorganisationen/Sportvereine auf Nachfrage ihrer Hausbank die Unterrichtung der Zahlungspflichtigen in geeigneter Form nachweisen.

Weiterführende Links

Ergänzende detaillierte Informationen zum neuen SEPA-Lastschriftverfahren finden Sie auch auf den folgenden Internetseiten:

Deutsche Bundesbank:

www.sepadeutschland.de

www.glaeubiger-id.bundesbank.de

Bankenverband:

http://bankenverband.de/presse/presse-infos/einfaacher-uebergang-zur-sepa-lastschrift-2013-einzugsermaechtigungen-gelten-weiter

Die oben genannten Punkte machen deutlich, dass es bis zum Stichtag 01.02.2014 einige wichtige Aufgaben zu erledigen gilt. Da für diese allgemeinen Hinweise keine rechtliche Gewähr übernommen werden kann, empfehlen wir allen Sportorganisationen/Sportvereinen, sich frühzeitig einerseits von ihren Hausbanken und andererseits von den Herstellern der Buchhaltungs- bzw. Vereinsverwaltungssoftware hinsichtlich der durch das neue SEPA-Lastschriftverfahren erforderlichen Umstellungsarbeiten beraten zu lassen. Da das SEPA-Lastschriftverfahren bereits heute genutzt werden kann, sollte in diesen Beratungen auch ein für die Sportorganisation/den Sportverein möglichst optimaler Umstellungszeitpunkt festgelegt werden.

Der DOSB (Deutsch Olympische Sportbund) hat anlässlich der Einführung des SEPA-Lastschriftverfahrens ein Informationspapier veröffentlicht, in dem auf die wichtigsten Änderungen hingewiesen wird. Das Informationspapier des DOSB, das bis zum 1. Februar 2014 gegebenenfalls mehrfach mit neuen Details überarbeitet wird, liegt in der jeweils aktuellen Fassung abrufbereit auf der DOSB-Homepage unter der Adresse: www.dosb.de/sepa

 

Ihr Landessportbund Rheinland-Pfalz

 

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